wsparcie dla działów prawnych
Playbook negocjacyjny to dokument zawierający zestaw wytycznych, które mają na celu wspieranie prawników i zespołów prawnych w prowadzeniu negocjacji umów w imieniu przedsiębiorstw, które reprezentują.
Jest to narzędzie, które pomaga negocjatorom przygotować się do rozmów, zrozumieć strategię, jaką powinni przyjąć, oraz w pożądany przez zleceniodawcę (klienta) sposób reagować na różne scenariusze i sytuacje, które mogą pojawić się w trakcie rozmów z kontrahentami.
Playbook negocjacyjny jest niezbędny w dużych lub międzynarodowych organizacjach, w których członkowie zespołów sprzedażowych i działów prawnych na co dzień negocjują umowy, prowadząc ten proces samodzielnie, z minimalnym zaangażowaniem kierownictwa firmy.
cele i założenia
Playbook określa główne cele negocjacji różnego rodzaju kontraktów, zatwierdzone przez osoby zarządzające przedsiębiorstwem. Określa, które z tych celów są kluczowe, a negocjator nie może zrezygnować z ich osiągnięcia. Definiuje zakres swobody negocjacyjnej w kształtowaniu postanowień umów oraz procedurę postępowania w razie konieczności uzyskania zgody osób zarządzających na odstępstwo od podanych w dokumencie reguł.
dokument ten opisuje prawdopodobne żądania partnerów biznesowych Klienta w odniesieniu do elementów umowy i stanowisko zarządu w tych kwestiach. Należy pamiętać, że playbook negocjacyjny nigdy nie zawiera opisu wszystkich możliwych scenariuszy – mogą bowiem istnieć inne istotne ryzyka, które może zidentyfikować tylko prawnik oceniający umowę. Playbook jest wyłącznie przewodnikiem i nie zastępuje osądu doświadczonego negocjatora.
wytyczne „szyte na miarę”
Zawartość Playbooka dostosowywana jest do branży klienta i opracowywana w ścisłej współpracy z osobami podejmującymi w przedsiębiorstwie strategiczne decyzje. Dokument powinien dokładnie opisywać granice, w ramach których negocjatorzy mogą się poruszać. Obejmuje najczęściej minimalne konieczne warunki, rozwiązania pośrednie – akceptowalne oraz preferowane w odniesieniu do poszczególnych aspektów prawno-biznesowych i elementów umowy. Wyraźne opisuje również klauzule, których negocjatorom zaakceptować nie wolno, czy to ze względu na uwarunkowania prawne, czy też wewnętrzne decyzje biznesowe.
Wytyczne negocjacyjne często zawierają również studia przypadków oraz scenariusze „co, jeśli”, które pomagają przygotować się na różne możliwe ewentualności w trakcie negocjacji. To praktyczna pomoc, która ułatwia przewidywanie reakcji drugiej strony i przygotowanie odpowiedzi, by uczynić rozmowy jak najbardziej owocnymi. Mogą znajdować się w nich przykładowe argumenty, szablony e-maili, checklisty, które pomagają negocjatorom w prowadzeniu rozmów zgodnie z wypracowanymi w przedsiębiorstwie standardami i pożądaną strategią rozwoju.
W jednym dokumencie mogą zostać zebrane wytyczne negocjacyjne mające zastosowanie we wszystkich spółkach z grupy Klienta, co znacząco upraszcza zarządzanie Działami Prawnymi, lokalnymi oraz międzynarodowymi.
Wszystkie wytyczne zawarte w Playbooku zaimplementowanym w grupach spółek mających siedziby w różnych krajach muszą, co oczywiste, być zgodne z postanowieniami obowiązujących przepisów prawa w odpowiednich jurysdykcjach. Z tego względu Playbooki przygotowywane dla multinarodowych firm powinny przed zaimplementowaniem zostać uszczegółowione przez prawników lokalnych, z uwzględnieniem konkretnych porządków prawnych, w których będą stosowane.
kluczowe elementy
Playbook negocjacyjny podzielony jest na sekcje tematyczne korespondujące z konstrukcją typowych umów zawieranych przez przedsiębiorstwo klienta. Mogą być to elementy takie jak:
1) Zasady wyboru wzoru umowy i wytyczne co do pracy na wzorze kontrahenta
2) Zakres świadczonych usług i ich prawidłowy opis
3) Określenie rodzaju kontrahentów, z którymi dopuszcza się zawarcie umowy
4) preferowane ograniczenia Odpowiedzialności stron
5) Kary umowne i ich dopuszczalne limity
6) Gwarancje i ich warunki
7) Zasady i terminy płatności, proces fakturowania, odsetki od płatności opóźnionych
8) Zasady określania ceny, wytyczne w zakresie konstruowania załączników komercyjnych
9) Ochrona praw własności intelektualnej klienta
10) Poufność, w tym definicja informacji poufnych, czas trwania zobowiązania, itp.
11) Ochrona danych osobowych
i inne.
Playbook negocjacyjny to nieocenione narzędzie dla każdej organizacji, która chce usprawnić swoje procesy negocjacyjne i zapewnić przewidywalność ich rezultatów.
Zapraszamy do zlecenia nam sporządzenia Playbooka odpowiedniego dla Twojego przedsiębiorstwa.